概要

製品の紹介

eformsign は、会社で発生する紙の文書を誰もが簡単に電子文書化し、いつ、どこでも、業務に活用できる上、保存されている情報を多様に活用できる電子文書サービスです。

eformsign サービスが提供する Web エディタ--である Web フォームデザイナー(Web form designer)を使って文書(PDF)をアップロードや電子文書に変換することができる上、Microsoft Office のアドイン(Add-in)モジュールであるフォームビルダー(Form builder)も提供するので、Microsoft Office の文書を作成できるのであれば、誰でも Microsoft Office で作成した既存の文書を使って電子フォームを作成することができます。

また、会社の業務プロセスに合わせてワークフローを設定することもできます。契約書・同意書・申込書などの外部文書だけでなく、決裁などの内部文書に対しても、文書の処理プロセスを自由に設定でき、多様な業務に適用可能です。また、ワークフローのステップや受信者ごとの詳細な通知、必須入力コンポーネントなどの細部設定が可能で、文書の進行状態や処理状態もリアルタイムで確認できます。

文書の改ざん(偽造・変造)を防ぐために、文書のすべてのログを含む監査証跡(オーディットトレイル)証明書を提供します。

さらに、作成者情報、グループ関連情報、直近の入力値や日付情報の自動入力をサポートし、繰り返し入力が必要な退屈な作業を最小限に抑えられる上、複数の文書を一括で作成することもできます。会社のメンバーと権限を管理できる他、文書の通知方法を詳細に設定でき、収集したデータを抽出して別途管理および活用できます。

主要機能

eformsign サービスは、電子文書に署名するための電子署名機能も提供します。

電子署名とは、紙に描く署名と同じ役割をする電子的な形態の署名のことです。紙に署名するときに本人が直接署名する必要があるように、電子署名も、署名者が本人であることを識別および証明する本人確認の段階を踏む必要があります。本人確認の手段としては、電子メール、住民登録番号(社会保障番号、マイナンバーなど)、パスワード、電話番号や証明書などが用いられます。

電子署名の法的効力は、多くの国で段階的に適用されつつあります。eformsign の電子署名は、個人と個人、法人と個人の間で法的効力を持ち、否認防止のための多様な追加機能を提供しています。

注釈

電子署名の国別の法的効力(法的拘束力)については、以下をご参照ください。

  • 韓国:PKI ベースの電子署名は、法的な地位が強く、認証された電子署名以外の電子署名であっても、署名としての効力(拘束力)を否定することはありません。電子署名法第3条第3項に基づき、電子署名は、当事者間の合意に従う署名、署名捺印または記名捺印としての効力を有するものとします。

  • 米国:電子署名の技術的中立性の原則のもと、PKI ベースの電子署名に対しては別途の法的効力を与えておらず、本人確認(識別)または認証サービスを通じて電子署名の信憑性を高める方法を取ることが多いです。

  • EU:適格な電子署名、高度な電子署名、一般的な電子署名の3つの署名で区分し、文書の性質に応じて法的効力を与えています。

  • 日本:特定認証業務制度があり、事業ごとに国務大臣の認可を得た電子署名に対してはより強力な法的効力を与えています。

基本用語

eformsign サービスで使用する基本用語を紹介します。

  • Web フォームデザイナー(Web form designer)

    Web フォームデザイナー は、既存の文書ファイルを eformsign サービスにアップロードし、簡単に電子形式で作成できるツールです。申込書、契約書、同意書などの PDF 形式の文書の上に、署名ボックスやテキストボックス、チェックボックスなどを追加してテンプレートとして保存するか、作成した電子文書を他の受信者に送信して文書の作成または署名を依頼することができます。

  • フォームビルダー(Form builder)

    フォームビルダー は、eformsign で使われる電子書式を作成するためのツールです。既存の Microsoft Office で作成したフォーム(申込書、契約書、同意書など)に署名ボックスやテキストボックスなどを挿入して電子文書に変換し、eformsign にアップロードするときに使用します。Microsoft Office にリボンメニューの形でアドイン(Add-in)され、 OZ in office ともいいます。

  • ダッシュボード

    eformsign にログインしたら、最初に表示されるサービスのトップ画面です。ダッシュボードの左側のメニューアイコン (image1) をクリックしたら、メニューにアクセスできます。ダッシュボードのメニューの表示は、ユーザーの権限によって異なります。

    eformsignのダッシュボード画面
  • テンプレート

    文書に署名の入力や同意有無の表示などのコンテンツを入力する前に eformsign で使用する電子文書のフォーム(例:申請書や同意書のテンプレートなど)をいいます。テンプレートは、Microsoft Officeファイルについては eformsign のフォームビルダーで作成してアップロードすることができ、PDF ファイルについてはサービスで直接アップロードして電子文書を作成することができます。

  • 文書

    テンプレートを利用して作成・送信する電子文書、またはPDFファイルをアップロードして作成・送信する電子文書のことをいいます。文書は マイファイルで作成する または テンプレートで作成する メニューで作成・送信できます。このように作成された文書が、eformsign で文書の作成数を集計する基準になります。

  • 文書トレイ

    作成された文書を保存および閲覧できる空間です。文書の状態によって3つの文書トレイに分かれて保存されます。

    • 要処理文書: 自分が作成または処理済みの文書で、決裁依頼や作成依頼など、自分が処理する必要のある文書のリストを表示します。

    • 進行中の文書: 自分が作成または処理済みの文書で、完了はしていない文書のリストを表示します。

    • 完了文書: 自分が作成または処理済みの文書のうち、完了文書のリストを表示します。

  • 下書きとして保存

    マイファイルで作成するメニューで文書作成をスタートをクリックする前に下書き保存した文書のリストを表示します。

  • ワークフロー

    文書の作成から完了までの処理プロセスをいいます。テンプレート管理者は、テンプレート毎にワークフローのステップを設定できます。ワークフローの 開始 — 完了 開始 完了 はデフォルトのステップであり、次の 3 つのステップを追加できます。

    • 決裁者: メンバーが文書の決裁と承認を行うステップです。

    • 内部受信者: メンバーが文書を作成または検討するステップです。

    • 外部受信者: メンバー以外の外部の人が文書を作成または検討するステップです。

    ワークフローのステップ
  • 代表管理者

    会社の代表者で、eformsign の使用を完全に制御できる権限を持ちます。

  • 会社管理の権限

    会社の管理権限がある場合、会社管理 メニューにアクセスでき、会社、グループ、メンバーの管理を行うことができます。

  • テンプレート管理の権限

    テンプレートの管理権限がある場合、テンプレート管理 メニューにアクセスでき、テンプレートの作成、変更、配布および削除を行うことができます。

  • 文書の管理権限

    文書の管理権限がある場合、文書管理 メニューにアクセスでき、テンプレートごとに作成された文書の閲覧、完了文書の無効化の承認、システムから文書の永久削除ができます。文書の管理権限は、テンプレートごとに別途で指定できます。

使用フロセス

eformsign を使用するには、eformsign サービスに PCに保存された文書ファイルを直接アップロードして、テンプレートを利用せず電子文書を作成するか、あるいは、事前に作成・保存したテンプレートを利用して電子文書を作成する方法があります。

注釈

サービスからファイルをアップロードする場合、現在としては PDF ファイルのみに対応していますが、今後 Microsoft Office ファイル、画像ファイル(JPG、PNG など)といった、さまざまなファイル形式に対応していく予定です。

マイファイルで作成する

PDF形式の ファイルを eformsign にアップロードした後、サービス内で文書の上にテキスト、署名、日付ボックスなどの必要なコンポーネントを配置して電子文書を作成することができます。

テンプレート登録をせず、自由に文書をアップロードして電子文書を作成できます。アップロードした文書にコンポーネントを配置した後、受信先を指定する ステップでワークフローを設定し、文書作成をスタート ボタンをクリックすると、送信が完了します。

送信する前に、下書きとして保存 トレイに下書き保存し、後で作成を再開することもできます。

マイファイルで作成するの場合の使用フロセス

テンプレートで作成する

テンプレートで文書を作成する方法としては、eformsignに文書ファイルをアップロードしてテンプレートを作成できる Webフォームデザイナー を活用する方法と、Microsoft Officeファイルでテンプレートを作成してアップロードできる フォームビルダー を活用する方法の2種類があります。

  1. Web フォームデザイナーを活用する方法

    PDF ファイルを eformsign にアップロードした後、サービス内の文書の上にテキスト、署名、日付ボックスなどの必要なコンポーネントを配置することで、テンプレートを作成できます。

    アップロードした文書にコンポーネントを配置した後は、テンプレート管理>設定メニューに移動し、全般ワークフローの設定通知の設定などを変更して配布します。

    テンプレートで作成する メニューに移動すると、配布済みのテンプレートを使って文書を作成して受信者に送信できます。

    Webフォームデザイナーとeformsignの間の使用フロセス
  2. フォームビルダーを活用する方法

    Microsoft Office(Word、Excel、PowerPoint)で文書を作成するか、文書ファイルをロードした後、Microsoft Office のリボンメニュー(OZ in Office)のテキスト、署名、日付ボックスなど必要なコンポーネントを文書の上に配置することでテンプレートを作成します。次に、リボンメニューの 実行 をクリックしてサービスにログインし、テンプレートをアップロードした後、eformsign サイトに移動します。

    eformsign サイトの テンプレート管理 メニューに移動し、テンプレートがアップロードされていることを確認し、全般ワークフローの設定通知の設定などを変更して配布します。

    テンプレートで作成するメニューに移動して、文書を作成し、受信者に送信します。

    フォームビルダーとeformsignの間の使用フロセス

最小仕様

フォームビルダーと eformsign の最低仕様は次のとおりです。

  • フォームビルダー(OZ in office)

    • PC OS:Windows 7 以降

    • Microsoft Office:Microsoft Office 2010 以降

  • eformsign

    • PC OS:Windows 7 以降、OS X Mavericks 以降

    • ブラウザー:Internet Explorer 11 以降、Chrome 49 以降、Safari 9 以降

    • モバイルOS: iOS 6.1.6 以降、Android 5.0 (Lollipop)以降

    注釈

    eformsign の使用において、モバイルアプリのインストールは必須ではありません。

活用分野

eformsign は、契約書、同意書、申請書や申込書などに活用できます。すべての文書は暗号化(AES-256)されて、PDF/A 形式で保存されます。PDF/A 形式は国際的に約束された長期保存のアーカイブ形式です。

契約書

電子文書を使用して、労務契約や購入・レンタル契約、加盟店(マーチャント)契約、保守契約などの様々な契約を締結できます。契約プロセスが記録される上、監査証跡証明書などをもって文書の改ざんを防止できます。また、顧客や契約の当事者と直面することなく、数百件の契約を簡素化して行えます。

契約プロセスは次のとおりです。

電子契約プロセス

同意書(承諾書)

電子文書を使用して、個人情報取扱同意書や診療同意書、保護者同意書、転貸承諾書などを作成できます。スマートフォン、タブレット、PC など、さまざまなデバイスで作成でき、一括作成機能を使って一度に数百から数千名の同意を得ることができます。

電子文書を使って同意を得るプロセスは次のとおりです。

電子同意プロセス

申込書(申請書)

電子文書を使用して、加入・参加申込書や見積申込書、医療申込書、購入申込書などを作成できます。社内の複数の部門を経由する必要がある文書がある場合でも、ワークフローの設定により、柔軟に処理でき、顧客が作成した申請書を担当部門に直接配信できます。また、申込の結果は、申込が処理され次第、申請者に送信することができます。

申込書のワークフローの作成例

申込書を作成するプロセスは次のとおりです。

電子申込プロセス