============ 基本情報 ============ ---------------------- ダッシュボード ---------------------- メニューの構成 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ eformsignにログインした後、ダッシュボード画面の左上のメニュー (|image1|) をクリックすると、次のようなサイドバーメニューが表示されます。 .. note:: メニューは、ユーザーの権限によって内容が変化します。代表管理者には全てのメニューが表示され、全ての権限を持ちます。 権限設定に関する詳細は `権限の区分 `__\ をご参照ください。 .. figure:: resources/dashboard_menu_expand.png :alt: eformsignのメニューの構成 :width: 700px 各メニューの説明は次の通りです。 - **文書の新規作成：** PCに保存されている文書ファイルまたはeformsignにアップロードされている作成可能なテンプレートを選択し、文書を作成します。 - **マイファイルで作成する：**　事前に保存されているテンプレートが無くても、PCに保存されている文書ファイルをeformsignにアップロード後、入力項目を文書上に設定し、受信者に送信します。 - **テンプレートで作成する：**　文書の作成ができるテンプレートのリストが表示され、そこからテンプレートを選択して文書を作成します。 - **下書きとして保存：** **マイファイルで作成する** から **文書作成をスタート** をクリックする前に下書き保存した文書を確認することができます。 - **文書トレイ：** 各文書のステータスをリスト形式で表示します。 - **要処理文書:** 本人が処理する必要がある文書（他のメンバーが作成・署名依頼をした文書）、またはメンバーではない受信者に送信した文書のうち、まだ処理されていない文書を一覧で確認することができます。 - **進行中の文書:** 本人が作成、または処理した文書のうち、まだ完了していない文書を一覧で確認することができます。 - **完了文書:** 本人が作成した文書のうち、完了した全ての文書を一覧で確認することができます。 - **一括作成文書:** 本人が一括作成して送信した文書のステータスを確認することができます。 - **共有文書トレイ:** 所有している文書を他のメンバーに共有することができます。共有文書ボックスへのアクセス権限がある場合、共有された文書を一目で確認できます。 - **文書管理：** このメニューには、文書管理権限がある場合にのみアクセスできます。文書の管理権限を持つテンプレートで作成された全ての文書 を確認することができます。ただし、代表管理者の場合は全ての文書を確認・管理することができます。 - **一括作成文書管理；** 文書管理者権限があるユーザーのみアクセスできるメニューです。文書管理権限があるテンプレートで一括作成された文書を照会することができます。ただし、代表管理者の場合、すべての文書を照会及び管理することができます。 - **マイ署名：** 自分の署名を登録することで、文書の作成時に使用することができます。 - **テンプレート管理：** このメニューには、テンプレート管理の権限がある場合にのみアクセスできます。テンプレートのリストを確認し、テンプレートの作成と設定ができます。 - **会社管理：** このメニューには、会社の代表管理者か会社管理権限を持つメンバーのみアクセスできます。会社情報の確認・変更ができます。 - **会社情報：** 会社情報を確認・修正し、ダッシュボードやメールなどに適用されるブランドのロゴ、シンボルを設定することができます。 - **グループ管理：** メンバーのグループを作成し、グループ情報を修正することができます。 - **メンバー管理：** メンバーを招待し、メンバー情報を修正することができます。 - **権限管理：** メンバーごとに会社管理者、テンプレート管理者、文書管理者権限を付与・管理できます。 - **会社印管理：** 法人印鑑、会社印などを会社の印鑑として登録します。各印鑑ごとに使用権限の設定、印鑑使用内訳の確認ができます。 - **署名の設定：** 署名時の署名方式の有効化/無効化を切り替えることができます。テキスト、はんこの中から署名する方法を設定することができます。 - **通知テンプレート管理：** eformsignから送信されるメールとSMSの通知テンプレートのリストを確認・修正することができます。 - **カスタムフィールド管理：** 会社、グループ、メンバーに関する情報を追加・変更することができます。 - **コネクト：** このメニューには、代表管理者のみアクセスできます。外部のサービスと連携して使用する機能を確認することができます。 - **クラウドストレージ：** Dropbox、Googleドライブ、Box、OneDriveのアカウントと連携して、完了文書が自動保存されるように設定することができます。 - **分析およびレポート：** 文書に入力されたデータがGoogle SheetsとOffice365 Excelに、文書への入力データが自動保存されるように設定することができます。 - **API / Webhook:** eformsignのAPIを使用する際に必要なAPI及びWebhookキーを管理することができます。 - **料金管理：** 料金プラン・リアルタイム利用状況・決済履歴の確認と料金プラン・決済方法を変更することができます。 - **料金プラン** ：使用中の料金プランを確認・変更することができます。 - **リアルタイムの使用履歴** ：現在までの利用履歴と残り件数をリアルタイムで確認することができます。 - **決済履歴** ：直近1年間の決済履歴を確認することができます。 - **決済手段の設定** ：決済時に使用するクレジットカード情報を登録することができます。 - **利用状況：** 週間、月間、年間、メンバーごとの利用状況を確認することができます。 - **eformsignフォームビルダーのダウンロード：** Microsoft Officeで電子書式 (テンプレート) を作成するためのフォームビルダーをダウンロードします。 ダッシュボード画面の構成 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ eformsignにログインすると、アクセス権限に関係なく同じダッシュボード画面が表示されます。要処理文書や進行中の文書などを確認することができ、**文書の新規作成**\ 、**文書トレイ**\ などのメインメニューにすぐアクセスできます。 .. figure:: resources/dashboard_main.png :alt: ダッシュボード画面 :width: 700px **① 各文書トレイにアクセス** - **要処理文書トレイ**\ : 処理する必要がある文書の件数が表示されます。クリックすると **要処理文書**\ に移動します。 - **進行中の文書トレイ**\ : 現在進行中の文書の件数が表示され、クリックすると、進行中の文書のリストが確認できる **進行中の文書**\ に移動します。 - **完了文書トレイ**\ : クリックすると、 **完了文書**\ に移動します。 - **下書きとして保存**\ : **マイファイルで作成する**\ メニューから文書を作成中に **文書作成をスタート** をクリックする前に下書き保存した文書の件数が表示され、クリックすると、 **下書きとして保存**\ に移動します。 **② マイファイルで作成する** 該当領域にファイルをドラッグ&ドロップすると、すぐに新規文書を作成できる **マイファイルで文書作成** 画面に移動します。 **マイコンピュータからファイルを選択**\ をクリックすると、 **マイファイルに文書を作成**\ するファイルがアップロードできる画面に移動します。 **③ テンプレートで作成する** お気に入りのテンプレート、最近使用したテンプレート、最近アップロードしたテンプレートの順に表示されます。当該テンプレートの文書作成アイコンをクリックすると、すぐに文書を作成することができます。テンプレート全体の表示をクリックすると、テンプレートで文書作成の画面に移動し、全てのテンプレートを確認することができます。 - |image2| : 1件の文書を作成します。 - |image3| : 複数の文書を一度に作成し、送信することができる **一括作成** ページに移動します。 .. tip:: **よく使うテンプレートをお気に入りに追加する方法** よく使用するテンプレートは、お気に入りに登録しておくとダッシュボードに優先的に表示されます。テンプレートの **お気に入り**\ は **テンプレートで作成** 画面で行うことができます。 .. figure:: resources/template_favorite.png :alt: テンプレートのお気に入り :width: 500px 1. **テンプレートで文書作成** メニューに移動します。 2. お気に入りに追加するテンプレートの(|image4|)アイコンをクリックすると、お気に入りに追加されます。 3. ダッシュボードからお気に入りしたテンプレートが優先的に表示されていることを確認します。 4. お気に入り(|image5|)アイコンをもう一度クリックするとお気に入りを解除します。 -------------------------- 基本情報の確認及び変更 -------------------------- eformsignに会員登録する際に入力した個人情報と登録した会社の情報は、サイドバーメニューの右上のアイコン(|image6|)をクリックすることで確認できます。 .. figure:: resources/menu-personalinfo.png :alt: マイ情報確認メニューアイコン :width: 700px - **会社の変更：** 本人が所属している会社が複数登録されている場合、会社の変更をクリックすることで会社の一覧が表示されます。変更する会社をクリックすることで所属会社を変更できます。 - **マイ情報：** eformsignに会員登録した際に入力した個人情報の確認・修正、所属会社の情報を確認できます。 - **ログアウト：** eformsignからログアウトします。 マイ情報 ~~~~~~~~~~~~ **マイ情報 > 個人情報** .. figure:: resources/myinfor-personalinfo-main.png :alt: マイ情報 > 個人情報画面 :width: 730px **個人情報** 会員登録時に入力した氏名、メールアドレスまたはID、パスワード、電話番号の詳細を確認・修正することができます。 **SNSアカウントで接続** GoogleやFacebookのアカウントを使用して接続、アカウントの追加、接続解除ができます。 **お知らせ** マーケティング情報の受信に対する同意の確認と受信の同意/解除ができます。 **eformsignを脱退する** eformsignから退会したい場合は、画面の下部の **eformsignを脱退する**\ をクリックすることで退会できます。 **マイ情報 > 会社情報** .. figure:: resources/myinfo-companyinfo.png :alt: マイ情報 > 会社情報画面 :width: 730px **基本情報** 本人が所属している会社の会社名、国、言語、電話番号などの基本情報を確認できます。 **詳細情報** 本人が所属している会社の住所、事業所登録番号、ホームページのURL、代表管理者の氏名、メールアドレスを確認することができます。 .. note:: マイ情報では、会社情報の確認のみできます。会社関連情報の修正は、**会社管理 > 会社情報** メニューから可能です。会社情報の修正は、**代表管理者** または **会社管理**\ の権限を持っているメンバーのみ可能です。 **この会社を脱退する** 所属している会社から退会したい場合は、画面下部の **この会社を脱退する**\ をクリックします。 **この会社を脱退する**\ をクリックすることで所属している会社のリストが表示され、そのリストから退会したい会社を選択して退会を行うことができます。 .. important:: 一般メンバーが所属会社から退会する場合、個人のアカウントは削除されないため、別の会社への所属や、新たな会社への登録が可能です。 代表管理者の場合は、退会時に会社が削除されます。会社を削除せず会社から退会したい場合は、代理管理者を別のユーザーに委任した後、会社を退会する必要があります。 代表管理者の権限委任は **会社管理**\ **> 会社情報 > 基本情報**\ で行うことができます。 会社情報の修正及び追加 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ **マイ情報**\ で確認可能な会社情報については、 **会社管理 > 会社情報**\ で修正できます。 .. note:: この作業は **代表管理者** または **会社管理の権限**\ が必要です。 .. figure:: resources/managecompany-companyinfo-menu.png :alt: 会社管理 > 会社情報メニュー :width: 750px **登録されている会社の情報の修正方法** 1. サイドバーのメニューから **会社管理 > 会社情報**\ に移動します。 |image8| 2. **会社情報 > 基本情報** 画面で修正したい情報の **修正**\ をクリックします。 3. 修正が完了したら、 **保存** ボタンをクリックします。 |image9| .. _brand: ブランド ~~~~~~~~~~~~ 会社のロゴやシンボルを登録して、eformsignのダッシュボードとサイドバーのメニューに表示できます。文書の検討を依頼する際に送信するメールのテンプレートにも表示できます。 .. note:: **ロゴとシンボルの違い** ロゴもシンボルも、会社を代表するイメージとなります。ロゴは横長の画像にブランド名が書かれている形式、シンボルは正方形の画像のみの形式です。 **推奨サイズ** - ロ ゴ: 512 x 128の横長、背景透過画像 - シンボル: 120 x 120の正方形、背景透過画像 **会社のロゴの登録方法** .. figure:: resources/managecompany-brand.png :alt: 会社情報 > ブランドのロゴ、シンボルの登録 :width: 750px 1. サイドバーのメニューから **会社管理 > 会社情報**\ に移動します。 2. **ブランド** タブをクリックします。 3. **ブランドイメージ > ロゴ** のロゴ画像をクリックします。 4. 画像アップロードのポップアップが表示されたら、PCに保存されているロゴの画像ファイルを選択してアップロードします。 - 画像サイズ：幅512px、縦128pxを推奨 - ファイルサイズ：最大300KBまで - ファイル形式：PNG、JPG、JPEG、GIF 5. 画面右上の保存ボタンをクリックします。 6. ダッシュボードで変更されたロゴを確認します。 .. _permissions: ------------- 権限の区分 ------------- eformsignでは各メンバーに権限を付与することができます。テンプレートごとの権限を含む、全6段階の権限を管理できます。各ユーザーの権限は、次のように区分されます。 - **代表管理者** 会社の代表者として、eformsignの使用に関わる全ての権限を持ちます。 - **会社管理者** **会社管理** メニューにアクセスできます。会社情報、メンバー、グループなどを管理ができ、 **メンバーの招待** と **文書の移管** ができます。 - **テンプレート管理者** **テンプレート管理** メニューにアクセスできます。フォームビルダーを使用してフォームファイルを作成したり、Webフォームデザイナーでファイルをアップロードして新しいテンプレートを登録したりすることができます。また、テンプレートの修正、配布、削除ができます。 - **文書管理者** **文書管理** メニューにアクセスすることができます。テンプレートごとの作成された文書の閲覧、ダウンロードができます。文書管理権限を持つ文書の閲覧・ダウンロードができるほか、権限範囲によっては文書の無効化、削除ができます。 .. note:: 管理者権限は、 **会社管理>権限管理** メニューから **代表管理者**\ のみ設定できます。 - **テンプレートごとの権限** テンプレートごとにメンバーまたはグループに対し、次のような権限を付与できます。 - **テンプレートの使用権限** テンプレートを使用して文書を作成できる権限です。権限を持っているメンバーの **テンプレートで文書を作成する** 画面にそのテンプレートが表示され、文書を作成できます。 - **テンプレートの修正権限** テンプレートを修正できる権限です。 ❗テンプレート修正権限は、**テンプレート管理者であるメンバーのみ**\ 持つことができます。 代表管理者 ~~~~~~~~~~~~~~ 会員登録時に会社を新規登録したユーザーが自動的に代表管理者となります。eformsignの使用に関する全ての権限を持つ最高管理者です。 **代表管理者は、** - 全てのメニューにアクセスできます。 - テンプレートの作成、変更、削除、管理ができます。 - 全ての文書を作成、表示、無効化などの管理ができます。 - 各メンバーに権限を付与することができます。 - 代表管理者の変更が必要な場合は、他のメンバーに権限を委任できます。 ❗代表管理者が退会した場合、会社は削除されます。会社を削除せずに退会するには、他のメンバーに代表管理者の権限を委任してから退会する必要があります。 **代表管理者権限の委任方法** 1. サイドバーのメニューから **会社管理 > 会社情報**\ に移動します。 2. **詳細情報**\ の **修正** ボタンをクリックし、 **代表管理者** の右側にある **権限委任**\のリンクをクリックします。 .. figure:: resources/Admin-auth-change_1.png :alt: 代表管理者の権限委任の位置 :width: 700px 3. **権限委任** のポップアップウィンドウで、権限を委任するメンバーを検索・選択します。 .. figure:: resources/Admin-auth-change-popup_1.png :alt: 権限委任のポップアップ画面 :width: 500px 4. 代表管理者アカウントのパスワードを入力します。 5. **確認** ボタンをクリックすると、代表管理者権限が委任されます。 会社管理者 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 会社管理者は **会社管理** メニューにアクセスできる権限を持ち、会社やメンバー、グループに関する情報を確認、修正、削除することができます。 会社管理者権限は **メンバー管理** または **権限管理** メニューから設定できます。 **会社管理者の設定方法(会社管理 > メンバー管理)** 1. サイドバーのメニューから **会社管理 > メンバー管理**\ に移動します。 2. メンバーリストから **会社管理** 権限を付与したいメンバーを選択します。 3. 右側の **メンバー情報** の詳細画面の下部にある **権限**\ で **会社管理**\ にチェックを入れます。 .. figure:: resources/company-manage-auth.png :alt: 会社管理の権限の位置 :width: 700px 4. **保存** ボタンを押すと、選択したメンバーが会社管理者に追加されます。 **会社管理者の設定方法(会社管理 > 権限管理)** 1. サイドバーのメニューから **会社管理 > 権限管理**\ に移動します。 2. **会社管理者** 権限設定画面の右上の **会社管理者追加** ボタンをクリックします。 .. figure:: resources/add-company-manager.png :alt: 権限管理 > 会社管理者追加ボタン :width: 700px 3. 会社管理者に設定するメンバーを検索・選択します。 .. figure:: resources/add-company-manager-popup.png :alt: 権限管理 > 会社管理者追加ポップアップ :width: 400px 4. **確認** ボタンを押すと、選択したメンバーが会社管理者に追加されます。 .. figure:: resources/company-manager-added.png :alt: 権限管理 > 会社管理者追加済み画面 :width: 700px .. note:: 会社管理者権限を削除するには、右上のゴミ箱アイコンをクリックし、権限を削除するメンバーを選択後 **削除** ボタンをクリックします。 テンプレート管理者 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ テンプレート管理者は **テンプレート管理** メニューへのアクセス権限を持っており、テンプレートの登録、修正、配布、削除ができます。 .. note:: テンプレートを登録したテンプレート管理者が、登録したテンプレートの所有者になります。1つの会社にテンプレート管理者が複数人存在する場合、テンプレート所有者とテンプレート管理者は異なる場合があります。 テンプレート管理者がテンプレート所有者でない場合、テンプレート設定を表示して設定内容の確認、テンプレートの複製のみ可能です。 テンプレート管理者権限は **メンバー管理** メニューまたは **権限管理** メニューから設定できます。 **テンプレート管理者の設定方法(会社管理 > メンバー管理)** 1. サイドバーのメニューから **会社管理 > メンバー管理**\ に移動します。 2. メンバーリストから、テンプレート管理の権限を付与するメンバーを選択します。 3. 右側の **メンバー情報** 詳細画面の下部の **権限**\ から **テンプレート管理**\ にチェックを入れます。 .. figure:: resources/template-manage-auth.png :alt: テンプレート管理の権限の位置 :width: 700px 4. **保存** ボタンを押すと、選択したメンバーがテンプレート管理者に追加されます。 **テンプレート管理者の設定方法(会社管理 > 権限管理)** 1. サイドバーメニューから **会社管理 > 権限管理**\ に移動します。 2. メニューから **テンプレート管理者**\ をクリックします。 3. 右上の **テンプレート管理者を追加** ボタンをクリックします。 .. figure:: resources/add-template-manager.png :alt: 権限管理 > テンプレート管理者追加ボタン :width: 700px 4. テンプレート管理社に設定するメンバーを検索・選択します。 .. figure:: resources/add-template-manager-popup.png :alt: 権限管理 > テンプレート管理者追加ポップアップ :width: 400px 5. **確認** ボタンを押すと、選択したメンバーがテンプレート管理者に追加されます。 .. figure:: resources/template-manager-added.png :alt: 権限管理 > テンプレート管理者追加済み画面 :width: 700px .. note:: **各テンプレート管理の所有テンプレートの確認** テンプレート管理者のリストでは、各テンプレート管理者の所有するテンプレートの数を確認することができます。**詳細を見る**\ をクリックすると、その管理者が所有するテンプレートをリスト形式で確認することができます。 .. figure:: resources/template-manager-templatesowned.png :alt: 権限管理 > テンプレート管理詳細 :width: 700px **テンプレート管理詳細** ポップアップでは、そのテンプレート管理者は持つテンプレートをリスト形式で確認することができ、テンプレート名にマウスオーバーすると **所有者変更** ボタンが表示され、クリックすると所有者を他のメンバーに変更することができる設定画面が表示されます。 .. _docmanager_permissions: 文書管理者 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 文書管理者は、 **文書管理** メニューにアクセスすることができます。文書管理者権限を持つテンプレートで作成された文書を閲覧・ダウンロードすることができるほか、管理範囲によっては文書を無効化・削除することができます。 **文書管理者権限の設定方法** 1. サイドバーメニューから **会社管理 > 権限管理**\ に移動します。 2. 権限メニューから **文書管理者**\ をクリックします。 3. 右上の **文書管理者を追加** ボタンをクリックします。 .. figure:: resources/add-document-manager.png :alt: 権限管理 > 文書管理者画面 :width: 700px 4. 文書管理者に設定するメンバーを検索・選択します。 .. figure:: resources/add-document-manager-popup.png :alt: 権限管理 > 文書管理者追加ポップアップ :width: 400px 5. **確認** ボタンをクリックすると、選択したメンバーが文書管理者に追加されます。 .. figure:: resources/document-manager-added.png :alt: 権限管理 > 文書管理者追加済み画面 :width: 700px 6. リストから追加したメンバーの右側の **設定** ボタンをクリックし、管理文書に関する詳細な設定を行います。 .. figure:: resources/document-manager-setting-popup.png :alt: 権限管理 > 文書管理者ポップアップ :width: 400px .. note:: **管理文書の設定方法** 文書管理者に管理権限を付与する文書の条件を設定します。 - **文書の条件を選択:** 文書作成者と文書のタイプを選択すると、選択した作成者が作成した文書に対する管理権限が付与されます。 例） '人事部'で作成した'雇用契約書'に対する文書管理者を設定する場合、作成者に'人事部'、文書のタイプにテンプレートリストの'雇用契約書'を選択します。 - **作成者** 文書を作成した作成者をすべてのメンバー、グループ、各メンバーの中から選択します。 - **詳細条件の設定:** 作成者情報(ID、メールアドレス、氏名など)をもとにキーワードを設定後、そのキーワードと完全一致/部分一致する条件を設定します。設定した条件によって、キーワードと完全一致/部分一致する文書が当該文書管理者の文書管理メニューに表示されます。 .. figure:: resources/document-manager-setting-popup-document-creator.png :alt: 権限管理 > 文書管理者ポップアップ > 作成者 > 詳細条件 :width: 400px - **文書のタイプ** - **すべての文書:** 選択した作成者が作成した全ての文書を管理します。 - **テンプレートで作成されたすべての文書:** 選択した作成者が作成した文書のうち、テンプレートから作成した全ての文書を管理します。 - **マイファイルで作成されたすべての文書:** 選択した作成者が **マイファイルで作成する** メニューから作成した全ての文書を管理します。 - **テンプレートリスト:** 選択した作成者が当該テンプレートで作成した文書を管理します。 .. figure:: resources/document-manager-setting-popup-document-type-templete.png :alt: 権限管理 > 文書管理者ポップアップ > 文書タイプ :width: 400px - **詳細条件の設定:** 文書の種類を選択後、文書に入力された内容をもとにキーワード/範囲/期間を設定します。フィールド名に入力項目IDを入力し、キーワード（完全一致/部分一致）、範囲または期間を設定します。条件に該当する文書が、文書管理者の文書管理メニューに表示されます。 .. figure:: resources/document-manager-setting-popup-document-type.png :alt: 権限管理 > 文書管理者ポップアップ > 文書タイプ > 詳細条件 :width: 400px - 📣 詳細条件は複数設定することができ、 **OR条件** が適用されます。また、 **一括作成文書管理** には適用されません。 - **管理範囲を選択:** 文書の条件で設定した文書に関する管理範囲を設定します。 - **プレビュー及びダウンロード:** 文書管理者の基本権限です。文書管理者に選択された時点で自動的に付与され、変更することはできません。文書管理権限を持つグループ・メンバーの全ての文書を閲覧することができます。 - **文書を無効化する:** 進行中の文書に対して無効化することができる権限です。 - **文書の永久削除:** システム上から文書を永久的に削除することができる権限です。 .. tip:: 下部の **+ 管理文書を追加**\ をクリックすると、文書の条件を複数設定することができます。 .. figure:: resources/document-manager-setting-popup2.png :alt: 権限管理 > 文書管理者ポップアップ2 :width: 400px .. _permissionsfortemplate: 各テンプレートの権限 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 各テンプレートを使って文書の作成ができる **テンプレートの使用権限**\ と、各テンプレートを修正できる **修正権限**\ があります。 - **テンプレートの使用権限：**\ この権限が付与されたメンバーは **文書の新規作成 > テンプレートで文書作成する** メニュー画面から、権限を持つテンプレートを使用して文書を作成できます。 - **テンプレートの修正権限：**\ この権限が付与されたメンバーは **テンプレート管理**\ から、権限を持つテンプレートを修正することができます。 .. caution:: テンプレートの修正権限は **テンプレート管理者** にのみ付与することができます。 **権限の付与方法** .. note:: この作業には **代表管理者** または **テンプレート管理** の権限が必要です。 1. サイドバーのメニューから **テンプレート管理**\ に移動します。 2. **テンプレートの設定** ボタン(|image10|)をクリックします。 .. figure:: resources/template-manage-setting.png :alt: テンプレートの設定ボタンの位置 :width: 700px 3. **権限の設定** タブを選択します。 .. figure:: resources/document-creator-auth_1.png :alt: テンプレート設定 > 権限の設定タブの位置 :width: 700px 4. それぞれの権限を付与するグループまたはメンバーを選択します。 5. **保存** ボタンをクリックします。 ---------------------------------- メンバー及びグループの管理 ---------------------------------- **会社管理** メニューでは、メンバーの招待/削除/修正、グループの作成/追加/削除ができます。 .. figure:: resources/menu-group-member-manage.png :alt: 企業管理 > グループ/メンバー管理 :width: 700px メンバー管理 ~~~~~~~~~~~~~~~~ **メンバー管理**\ メニューでは、メンバーの会社への招待、招待したメンバーの管理ができます。 .. figure:: resources/manage-member.png :alt: 会社管理 > メニュー管理 :width: 700px **① 活性メンバー** 招待を承諾し、活性化したメンバーの一覧と情報を確認することができます。 **② 非活性メンバー** 非活性メンバーの一覧と情報を確認することができます。 **③ 招待メンバー** 招待したメンバーの一覧と情報を確認することができます。 **④ メンバーリスト** リスト内のメンバーをクリックすることで、右側の **メンバー情報**\ タブから情報を確認、修正、削除することができます。 **⑤ メンバー情報** メンバー情報の確認や、メンバーの状態の変更、会社管理とテンプレート管理の権限の付与ができます。 **⑥ フィールド値の設定** メンバーに関するフィールド値を設定することができます。 **⑦ 共有文書トレイの移管** メンバーが所有する共有文書トレイを保管のメンバーに移管することができます。所有する共有文書トレイが複数ある場合、まとめて移管/個別に移管することもできます。 **⑧ 文書の移管** メンバーがeformsignを使用しなくなる場合や、部署の変更などによる文書の移管が必要な場合に使用します。当該メンバーが処理済み/処理待ちの文書を他のメンバー移管することができます。 **⑨ メンバーを一括招待** メンバー招待の際、複数のメンバーを一括招待できます。 **⑩ メンバー招待** メールまたはIDでメンバーを招待することができます。 .. important:: メンバー招待の際、メールまたはSMSで送信されたメンバー招待リンクは7日間有効です。 メンバー招待後、招待されたメンバーが7日以内に招待を受け入れなかった場合は無効なメンバーになります。招待が必要な場合、再度同じ手順で招待してください。 **⑪ メンバーリストをダウンロード** 会社に所属するメンバーのリストをCSVファイルでダウンロードすることができます。 **⑫ メンバーの削除** **ごみ箱** アイコンをクリックすると、メンバーリストの左側のチェックボックスが活性化します。削除するメンバーを選択し、**削除** ボタンをクリックすると、メンバーが削除されます。 グループ管理 ~~~~~~~~~~~~~~~~ グループ管理メニューでは、グループの作成、グループ情報の確認/変更/削除ができます。 .. figure:: resources/manage-group.png :alt: 企業管理 > グループ管理 :width: 700px **① グループ情報** グループリストから情報を確認したいグループをクリックすると、右側のグループ情報タブからグループ名とグループの詳細を確認・修正することができます。 **② メンバーリスト** グループに所属しているメンバーのリストを表示し、メンバーを追加または削除することができます。 **③ フィールド値の設定** グループに関するフィールド値を設定できます。 **④ グループの追加** グループの追加をクリックすると、**グループの追加** ポップアップウィンドウが表示されます。グループ名とグループの詳細を入力し、メンバーを検索・追加することでグループを作成することができます。 **⑤ グループの削除** **ごみ箱** アイコンをクリックすると、グループリストの左側にあるチェックボックスが活性化します。削除したいグループを選択し、 **削除**\ ボタンをクリックするとグループが削除されます。 .. _mysignature: ------------------------------ マイ署名の管理 ------------------------------ **マイ署名** メニューから **サイン、イニシャル、印鑑・スタンプ**\ を登録しておくと、文書を作成する際に登録されている署名を簡単に使うことができます。 .. _registersignature: **サイン/イニシャルの登録方法** ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ .. note:: 作業は **PC、モバイル、アプリケーション**\ で行うことができます。 .. figure:: resources/menu-mysignature.png :alt: マイ署名の管理画面 :width: 700px 1. サイドバーのメニューから **マイ署名** に移動します。 2. 登録ボタンをクリックします。 .. figure:: resources/mysignature-register.png :alt: 署名の登録画面 :width: 700px - **手書き**\ 画面に署名を描いて入力します。 - **キーボード**\ 名前を入力して、任意のフォントを選択して適用できます。 - **モバイル**\ モバイル端末のカメラでQRコードを読み取ると、端末上に署名パッド画面が表示されます。署名パッドに署名を描いて送信を押すと、描いた署名が入力されます。 - **eformsignアプリ**\ 接続したいモバイルデバイスを選択後、**送信** ボタンをクリックすると、選択した端末にインストールされているeformsignアプリで署名をすることができます。 3. **OK** ボタンをクリックして、署名を保存します。 4. **編集、削除** ボタンをクリックして、署名を編集または削除します。 .. tip:: **署名方式の設定** 電子文書に添付する署名の方式を設定することができます。 **会社管理** > **署名の設定** から手書き、キーボードのうち、文書の署名欄に表示する署名の方式を表示/非表示できます。 .. figure:: resources/signature-method-jp.png :alt: 署名方式の設定 :width: 700px .. _registerstamp: **スタンプの登録方法** ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 文書に直接署名するのではなく、職印や印鑑が必要な場合もあります。eformsignでは、はんこを3つの方法で登録して使用することができます。 1. `スタンプの作成 `__\ 2. `スタンプ画像のアップロード `__\ 3. `実物スタンプスキャン `__\ .. important:: **❗マイ署名のスタンプは社印とは別物です。** 会社の法人印鑑など、会社単位で使用する印鑑は `会社印 `__\ に登録し、使用してください。 会社印として登録すると、メンバー/グループごとに使用権限が付与され、使用履歴などを確認できるようになります。 .. _createstamp: スタンプの作成 ----------------------------- 名前、日付など、印鑑に入れる各情報を入力し、印鑑のデザインを選択してお好きな印鑑をすぐに作成することができます。 1. サイドバーメニューから **マイ署名**\ に移動します。 2. **登録** ボタンをクリックします。 .. figure:: resources/signature-stamp-register.png :alt: スタンプの登録 :width: 700px 3. スタンプに表示する名前を入力します。スタンプのデザインに応じて、日付形式と追加情報（例：会社名）を入力します。 .. figure:: resources/signature-stamp-create-stamp.png :alt: マイ署名 > スタンプの登録 :width: 400px 4. スタンプの色を選択し、 **適用** ボタンをクリックします。 5. お好みのスタンプのデザインを選択し、 **保存** ボタンをクリックします。 .. note:: 日付が入ったスタンプを選択すると、当該スタンプ印鑑を押す際に「今日の日付」が自動的に適用されます。 6. **編集、削除** ボタンを押すと登録された印鑑を編集または削除します。 .. tip:: スタンプ作成機能の無効化について **スタンプ作成** の有効/無効を切り替えるには、以下のメニューから設定します。 **会社管理 > 署名の設定** .. figure:: resources/signature-stamp-limit-create-stamp.png :alt: 会社管理 > 署名の設定 :width: 400px .. _uploadstampimage: スタンプ画像のアップロード ----------------------------- .. note:: 事前にスタンプの画像を準備する必要があります。 - ファイル形式：PNG、JPG - ファイルサイズ：最大500KBまで 1. サイドバーのメニューから **マイ署名**\ に移動します。 2. **スタンプの登録** ボタンをクリックします。 .. figure:: resources/signature-stamp-register.png :alt: スタンプの登録ボタン :width: 700px 3. **スタンプ** の画像領域をクリックすると、PC内の画像を選択するポップアップウィンドウが表示されます。登録するスタンプ画像を選択します。 .. figure:: resources/signature-stamp-image-upload1.png :alt: マイ署名 > スタンプの登録 :width: 400px 4. **OK** ボタンをクリックして、スタンプを保存します。 5. **編集、削除** ボタンをクリックして、登録したスタンプを編集・削除します。 .. _scanstamp: **スタンプのスキャン** ----------------------------- .. note:: 登録するスタンプとeformsignから提供している **スタンプスキャン用紙**\ をダウンロード後、印刷して使用します。 スキャン用紙は必ずスキャン領域が鮮明に映るように印刷してください。 **PCでのスタンプスキャン** 1. **マイ署名**\ のメニューから **スタンプの登録**\ ボタンをクリックし、**スタンプのスキャン** タブをクリックします。 .. figure:: resources/signature-stamp-scan-popup.png :alt: スタンプの登録ボタン :width: 300px 2. **スキャン用紙**\ をダウンロードして印刷します。 .. figure:: resources/signature-stamp-scan-paper.png :alt: スタンプスキャン用紙 :width: 400px 3. **スキャン用紙**\ のスキャン領域の中央に押印します。 4. モバイルデバイスのカメラを起動し、QRコードを読み取るとスタンプスキャン画面に移動します。 5. スタンプスキャン画面で押印したスキャン用紙のスキャン領域を読み取ります。 6. 出力されたスタンプの画像を確認して保存するとスタンプが登録されます。 **モバイルデバイスでのスタンプスキャン** 1. **マイ署名**\ メニューから **スタンプの登録**\ ボタンをタップし、**スタンプのスキャン** タブをタップします。 .. figure:: resources/signature-stamp-scan-popup-mobile.png :alt: スタンプスキャンのポップアップ :width: 300px 2. **スキャン用紙**\ をダウンロードして印刷します。 3. **スキャン用紙**\ のスキャン領域の中央に押印します。 4. スタンプポップアップの右下の、**開始** ボタンをタップします。 5. 起動したカメラ画面でカメラの使用を許可します。 .. figure:: resources/stamp-scan-mobile-camera.png :alt: カメラ使用の許可 :width: 300px 6. カメラ画面にスキャン領域を写すと、スタンプが自動的に読み取られます。 7. 出力されたスタンプ画像を確認して保存すると、スタンプが登録されます。 .. _caution_scanstamp: **スタンプのスキャン時の注意事項** ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^ .. tip:: **Tip 1. スキャンの画面に移動しない場合** 端末のモデルや環境によっては、スタンプのスキャン画面に移動しない場合があります。この場合、以下の方法でスタンプのスキャンを行うことができます。 **1. メインブラウザではない、他のアプリで開いている場合** モバイル端末のメインブラウザで文書を開いているかご確認ください。他のアプリを利用してスキャンを行う場合、スタンプが認識されないことがあります。モバイル端末のメインブラウザに変更し、スタンプスキャンを再度お試しください。 **2. スキャンの画面が表示されず、作業選択の画面が表示される場合** 一部のAndroidデバイスではスキャンの画面に移動せず、カメラやアルバムなどの選択画面が表示される場合があります。その場合、以下の手順を行ってください。 ① 選択画面から **カメラ**\ を選択します。 ② カメラ画面でスタンプスキャン領域が鮮明に映るように撮影します。 ③ 撮影した写真からスタンプが自動的に読み取られます。 **Tip 2. スタンプが認識されないと表示される場合** 一部モバイルブラウザのカメラでは解像度が低く、スタンプが認識されない場合があります。その場合、以下の手順を行ってください。 .. figure:: resources/stamp-scan-help.png :alt: スタンプスキャンの解決方法 :width: 700px .. _company_stamp: ---------------- 会社印管理 ---------------- **会社印管理** メニューでは、社内で使われる法人印鑑、社用印鑑などの会社印を複数登録して管理することができます。 印鑑ごとにメンバーまたはグループの印鑑の使用権限を付与し、印鑑の使用履歴を確認することができます。 .. note:: 会社印の管理には **代表管理者** または **会社管理者** の権限が必要です。 **会社印** ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 会社で使われる印鑑を複数登録して管理することができます。印鑑ごとに使用権限を付与することができ、印鑑に対する全ての変更履歴を確認することができます。 .. figure:: resources/menu-company-stamp.PNG :alt: 会社印管理 :width: 700px 会社印の登録は、 **会社印の登録** ボタンをクリックすることで行います。会社印名、説明、画像のアップロードまたはスタンプのスキャン、会社印の使用権限を設定できます。 .. figure:: resources/company-stamp-register.PNG :alt: 会社印登録のポップアップ :width: 400px - **会社印名**: 会社印の名前を入力します。 - **説明**: 会社印についての説明文を入力します。 - **会社印の画像**\: 会社印の画像は **画像のファイルをアップロード** または、 **スタンプのスキャン**\ から登録できます。 - **会社印の使用権限**: 会社印の使用権限をメンバー全体または特定のグループ、特定のメンバーに付与することができます。 登録された会社印に対して編集、削除、変更履歴の確認が可能です。会社印に対する変更履歴は次のように表示されます。 .. figure:: resources/company-stamp-register-history.PNG :alt: 会社印変更履歴 :width: 700px **社印使用履歴** ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ 使用された全ての会社印の履歴を確認することができます。各会社印を使用したメンバー、日付、文書などの情報が表示されます。 会社印が誰によって、いつ使用されたか確認することができ、会社印の使用履歴はCSVファイルでダウンロードすることができます。 .. figure:: resources/company-stamp-history.PNG :alt: 会社印使用履歴 :width: 700px .. |image1| image:: resources/menu_icon.png :width: 20px .. |image2| image:: resources/template-create-icon.PNG :width: 20px .. |image3| image:: resources/template-bulkcreate-icon.PNG :width: 20px .. |image4| image:: resources/favorites-icon.PNG :width: 20px .. |image5| image:: resources/favorites-added-icon.PNG :width: 20px .. |image6| image:: resources/menu-hamberger-icon.png :width: 20px .. |image8| image:: resources/managecompany-companyinfo.png :width: 700px .. |image9| image:: resources/managecompany-companyinfo-edit_1.png :width: 700px .. |image10| image:: resources/config-icon.PNG .. |image11| image:: resources/mysignature.PNG :width: 700px